El E-business como facilitador de relaciones con los diversos actores socioeconómicos

Recientemente el Comité de Tecnología de la Información de la IFAC (2002) ha abordadom la problemática relativa a la administración del riesgo derivado del denominado e-business desde la perspectiva de los sistemas de información contable de las organizaciones. Se aclara en dicho documento que el término e-business resulta mucho más amplio y abarcativo que el anteriormente utilizado e-commerce por cuanto cubre todas las actividades llevadas a cabo por una empresa a través de Internet3.

Resulta interesante la esquematización que se realiza de las etapas que se han desarrollado hasta llegar a la situación actual y que ilustran acerca de la evolución que se ha ido produciendo en la posibilidad de interacción entre los involucrados en el proceso de comunicación hacia fuera de las organizaciones y, actualmente, con un planteo que implica la integración efectiva de dichos contactos con los procesos internos de las mismas.

Se rescatan fundamentalmente los riesgos que se derivan de la utilización de la tecnología nde la información (en cuya evaluación indica el documento la necesidad de recurrir a expertos en el área) vinculados con la seguridad de los sistemas en lo que hace a su vulnerabilidad a los accesos no deseados y aquellos que se relacionan con la eventual violación de regulaciones existentes o con la inexistencia de las mismas acerca de la autenticación de clientes y transacciones, de la firma digital y electrónica, de la documentación electrónica y de la problemática de la privacidad de la información de los individuos.

El alcance de la utilización de la red de comunicación se relaciona con los riesgos involucrados: a mayor nivel de utilización, mayor exposición al acceso por parte de terceros y, por lo tanto, mayor necesidad de controles.

Desde la perspectiva del encuadre por nosotros indicado, no podemos dejar de señalar la limitación que entendemos resulta desde la concepción planteada en el siguiente comentario en lo que hace a la definición del sistema contable y, consecuentemente de los aspectos relevantes para el mismo:

“In an e-business environment, commercial activity generated by an enterprise´s website is automatically interfaced with its “back office” systems, such as the internal reporting system, the inventory management system and the accounting system. An e-business activity becomes relevant to the accounting system if the e-business activity –in particular e-business transactions- affect assets or liabilities, result in expenses or income or lead to events requiring disclosure in the financial statements or other reports. (IFAC, 2002:11; el subrayado es nuestro)”

Que se traduce:

“En un ambiente de e-business, la actividad comercial generada por el website de una empresa se halla automáticamente vinculada con los sistemas dentro de la empresa, tales como el sistema de información interna, el sistema de administración de inventarios y el sistema contable. Una actividad de e-business se convierte en relevante para el sistema contable si dicha actividad –especialmente las transacciones e-business- afecta los activos o pasivos, resulta en gastos o ingresos o lleva a acontecimientos que requieren ser revelados en los estados financieros o en otros informes.”

En nuestra opinión, lo señalado precedentemente responde a un enfoque fuertemente centrado en lo patrimonial o financiero en clara vinculación con un concepto tradicional de

transacción4. Esta perspectiva, que no contempla la integración de datos para producir información para diversos usuarios requiere despegarse de la idea de que la exteriorización monetaria dentro de la igualdad contable fundamental es el objetivo fundamental de la disciplina.

Ello aleja a los profesionales contadores de la participación activa que, en nuestra opinión, les cabe en la procura de nuevas mediciones e indicadores para evaluar la gestión de las organizaciones y sus impactos en la sociedad.

En cuanto a los modelos de vinculación a través de la red que exteriorizan los tipos de relaciones entre los actores involucrados en las actividades de las organizaciones, el documento de IFAC incluye el siguiente cuadro esquemático:

Al estar elaborado desde la perspectiva organizacional externa, este cuadro no contempla la relación empleado a empleado que constituye en la actualidad una importante fuente generadora de información a través de las intranets organizacionales.

Las posibilidades que ofrece Internet en este proceso de vinculación de los actores socioeconómicos se traduce en planteos acerca de la denominada e-gobierno corporativa (Gandía Gabeldo, 2003) y del e-government (López Hernandez et al., 2003) fuertemente relacionados con la posibilidad de propender hacia la deseada transparencia informativa

La misma problemática bajo diferentes enfoques

Entendemos que el enfoque planteado supra, que parte del dominio de la disciplina y de uno de sus artefactos tecnológicos fundamentales como son los sistemas de información contable concretos, nos permite una perspectiva de análisis mucho más rica para abordar los permanentes cambios que se van suscitando en el contexto social, económico y tecnológico.

Sostenemos que, si bien es cierto que la tecnología de la información en los últimos años ha sufrido avances sustanciales en lo que se refiere al procesamiento de la información y su distribución, no es ella la que nos permite un nuevo pensamiento sobre cómo proporcionar información útil, sino exactamente, al contrario: una concepción amplia de la Contabilidad será la que pueda hacer que el instrumento tecnológico le sea funcional.

Hace más de una década que señalábamos que los sistemas de información contable, concebidos desde una óptica ampliada, constituían los sistemas de información básicos de las organizaciones (García Casella y Rodriguez de Ramirez, 1991). Lo hacíamos allí, a partir de la configuración de diversos subsistemas que, definidos con un criterio económico y práctico para el ente en cuestión, se articularan de forma tal de permitir aportar a los decisores información útil en los distintos sectores de la organización (y, agregamos, también a los externos, según los perfiles que puedan llegar a definirse).

Indicábamos que la forma más adecuada para sustentar ese tipo de sistemas se daría a través de la integración sistemática de bases de datos que permitieran concentrar toda la información relevante de la vida de las organizaciones. No aspirábamos a una reconcepción de la “transacción multidimensional” como la planteaba Montesinos Julve (1989) para modificar el método de registración por partida doble sino a una concepción relacionada con la captación de datos de diferente naturaleza, y puntualizábamos que dicha entrada de datos, en lo posible por única vez, debería alimentar a los distintos subsistemas que conformaran el sistema de información contable integrado. Dentro de él, el denominado de “contabilidad centralizadora”, cumplía un papel interesante y creemos que cabe, hoy en día, realizar algunas puntualizaciones al respecto
Este subsistema surgiría como receptor de elementos (datos, información, archivos, documentación) provenientes de los otros subsistemas, en algunos casos bajo la denominada“partida doble” para la preparación de informes sobre la base de modelos tradicionales (como los estados financieros), pero no se limitaba a ellos sino que, desde la óptica actual podría responder a la configuración de modelos más amplios sobre distintas materias de análisis, como podrían ser, entre otros, los denominados tableros de comando. No considerábamos que este subsistema tuviera preeminencia sobre los anteriores sino en lo que se refiere al modelo sintético subyacente que permite obtener una visión global o de conjunto de la gestión del ente hacia los diversos objetivos organizacionales.

Muchas publicaciones recientes sobre tecnología de la información realizan una aproximación inversa, partiendo de la tecnología y haciendo hincapié en la necesidad de vincular sus desarrollos con los procesos de negocios dentro de las organizaciones. Se refieren al Sistema de Tecnología de información de la Empresa como un elemento que asume facetas casi fantasmagóricas al estar sobrevolando todas las actividades organizativas.

Se habla de los ERP, de los ASP, de los CRM, de los SCM del e-commerce, del ebusiness, del e-government y abarcativamente de los ERP-II o del e-ERP, como desarrollos particularísimos y novedosos cuya vinculación con la función contable aparece como tangencial.

El abordaje de los sistemas de información contable integrados se halla subyacente en todos los desarrollos que permitió la tecnología de la información y que pudieron efectivizarse a través de los sistemas ERP2 con un alto nivel de sofisticación y con recientes aproximaciones que permiten su expansión hacia fuera de las organizaciones al realizar vinculaciones amplias con diversos actores interesados en el desempeño de las organizaciones a través de los denominados ERP de segunda generación (es decir los que integran funcionalidades como CMR, SMC y e-business)

Sin necesidad de recurrir a esas aplicaciones sofisticadas que por sus elevados costos y problemáticas de implementación han sido hasta el presente utilizadas por empresas grandes, entendemos que un enfoque amplio desde las necesidades de cada organización permitirá estructurar sistemas de información contables adecuadamente integrados aunque no lo sean desde la perspectiva de la infraestructura de la tecnología de la información utilizada. Así las

PYMEs y hasta los microemprendimientos podrían contar con herramientas válidas para encarar los desafíos que les plantea la supervivencia en un contexto muchas veces hostil para quienes no alcanzan determinadas dimensiones económicas.

El impacto de la tecnología en los sistemas de información contable

Los avances tecnológicos que han de incorporarse a los sistemas concretos de las organizaciones ofrecen extraordinarias posibilidades para manejar gran cantidad de datos. Sin embargo, el tema fundamental pasa por convertir dichos datos en información valiosa para las organizaciones, para el manejo operativo, de control gerencial y para el planeamiento estratégico

Este hecho implica observar ciertos principios que deben estar subyacentes en la administración de información y que deben regir la selección de la herramienta concreta (medio de registración) para un ente particular.

Es necesario señalar aquí que las herramientas o soportes tecnológicos a los que nos referimos abarcan lo que tradicionalmente se conoce como hardware (los fierros o elementos materiales) y el software (los sistemas operativos, las aplicaciones concretas para el manejo de datos y la producción de información y las vías de comunicación de la misma).

Si bien es cierto que se ha producido un cambio profundo en la naturaleza de los procesos de recolección, procesamiento, almacenamiento, recuperación y comunicación de la información contable, el problema sigue siendo cómo interpretar las necesidades de información de los distintos tipos de usuarios de manera de diseñar sistemas de información que, incorporando las nuevas tecnologías, mantengan la integridad de los datos y permitan asegurar un grado razonable de confiabilidad en los distintos niveles de fuente (origen), proceso, archivo y transferencia.

La calidad de la información depende, en gran parte, de la confiabilidad de los datos de los que surge, de los procesos que la generan y de los modelos que se utilizan para exteriorizarla.

Todos estos aspectos han sido considerados por la contabilidad, aunque es cierto que muchas veces, sobre todo en lo que se refiere a los informes para terceros ajenos al ente, el acento se ha puesto en los productos finales (estados financieros o contables) y se han mantenido modelos tradicionales de control que operaron en contra del desarrollo de sistemas eficientes. Así, resulta interesante el comentario de Fisher [1994:75] sobre el tema:

Traditionally, accountants saw the ledger and then the accounting data center as the place to compiledata for dissemination to all parts of an organization. For many, the model looked like an hourglasswith data in the top half flowing to the bottom half through a narrow neck. In the past,the neck served a critical control function CPAs made sure raw data were correct, and were distributed to a select group of decision makers. However, as information needs grew more complex and realtime data collection and distribution became possible, managers needed so much information so quickly that the neck became an obstacle to decision making

(el resaltado es nuestro)

Que se traduce como sigue:

Tradicionalmente, los contadores veían al mayor y después al centro de datos contables como el lugar para recoger datos para distribuir a todas las partes de la organización. Para muchos, el modelo parecía un reloj de arena, con los datos en la parte de arriba filtrándose a la de abajo a través de un estrecho pasaje. En el pasado, dicho estrecho pasaje tuvo una función crítica: los contadores se aseguraban de que los datos brutos fueran correctos y que se distribuyeran a un selecto grupo de decididores. Sin embargo, a medida que las necesidades de información se volvieron más complejas y la recolección y distribución de datos en tiempo real se hizo posible, los gerentes necesitaron tanta información tan rápido que el estrecho pasaje se convirtió en un obstáculo para el proceso de toma de decisiones.

El control para el diseño, administración y funcionamiento de los sistemas continúa siendo un factor insoslayable pero se hace necesario tomar en cuenta las obvias modificaciones que implica la tecnología, lo que necesariamente requiere una readecuación de los procedimientos para evaluar su confiabilidad.

El desarrollo de sistemas de información contable adecuados para los distintos tipos de entes, que dentro de la terminología actualmente utilizada, pueden considerarse como una fuente esencial de “ventajas competitivas” para las organizaciones, abarca en lo que se refiere a las tecnologías un análisis del tipo de ente, de sus objetivos y de los individuos que lo componen y la identificación de las necesidades organizacionales a los efectos de seleccionar el hardware y el software apropiados dentro de la amplia gama de posibilidades existentes de sistemas operativos, bases de datos, aplicaciones específicas y sistemas para la comunicación. En este sentido, no está de más señalar que existen diferentes tipos de productos para diferentes tipos de dimensiones organizacionales, y no resultan aplicables a las pequeñas y medianas empresas los productos desarrollados para las grandes organizaciones.

En el siguiente cuadro tratamos de reseñar lo que consideramos el impacto tecnológico

sobre los sistemas de información de los entes:

VENTAJA: FLEXIBILIDAD EN ELABORACIÓN DE MODELOS ALTERNATIVOS

OPORTUNIDAD EN COMUNICACIÓN DE INFORMACIÓN

AMENAZA: INTEGRIDAD Y SEGURIDAD EN COMUNICACIONES ACCESOS NO DESEADOS POR PARTE DE TERCERO

Cómo hacer jugar en el desarrollo de los sistemas de información de los entes las vías de transmisión de información tanto entre los miembros de las organizaciones a través de Intranet, como entre las organizaciones y el entorno vía Internet y Extranet, requiere un análisis detallado para considerar las cuestiones relativas a las mejoras que las mismas han de aportar a las organizaciones y a los peligros o amenazas que implican en los que se refiere a la seguridad e integridad de la información que por ellas circula.

Es obvio que las decisiones relativas a la elección de las tecnologías informáticas a aplicar

en los entes involucran la participación de expertos técnicos capaces de asesorar en cuanto a las posibilidades que brindan las alternativas existentes para soportar determinado volumen de transacciones, tomando en consideración los tiempos involucrados en los procesos que pueden hacer más eficientes los sistemas o, contrariamente, lentificarlos y suboptimizarlos. Cuestiones tales como el tipo de hardware capaz de soportar los softwares existentes y la exploración de nuevas tecnologías de cableado y comunicación son parte del herramental pero no constituyen en sí aspectos que la disciplina contabilidad deba manejar como tal.

Entendemos que sí son áreas de interés la evaluación de las oportunidades que brindan, en función de los costos que involucran y las necesidades de información a las que deben servir dentro de las distintas organizaciones, así como la problemática referida a la evaluación de su seguridad y el establecimiento de controles desde un punto de vista lógico y no técnico en lo que se refiere a su eventual programación. Así, la tecnología de la información, que implica innovaciones casi permanentes, debe asumirse como parte del contexto en permanente cambio para analizar y diseñar sistemas de información contables capaces de explotar al máximo sus posibilidades.

El dominio del discurso contable y la ubicación de la tecnología de la información.

La necesidad de abordar en primera instancia una definición del dominio de nuestra disciplina a los efectos de precisar cuáles son los sujetos y objetos sobre los que la contabilidad desarrolla su reflexión tendiente a describir y normar actividades humanas de información para poder  brindar respuestas acordes a los tiempos que corren a los problemas de medición, administración  y comunicación de información contable. Transcribimos a continuación un esquema ilustrativo:  

Dominio o Universo del Discurso Contable 

Emisores                                         de uso externo
Receptores           de Informes        de uso interno
Revisores             Contables         gubernamentales
Reguladores                                 macro económicos
                                                    macro y micro-sociales
             Producidos 
                 por 
Sistemas Contables Particulares 
*  Conformados por: 
Registros                                que captan transacciones/
Medios de Registro                 hechos contables
Métodos de Registro
Controles
Planes y Manuales de Cuentas 
Archivos 
• Diseñados,
• planificados
• dirigidos
• controlados
• y operados  por individuos que actúan en organizaciones sociales

Si como disciplina la Contabilidad pretende medir  y comunicar información relevante sobre actividades socio económicas pasadas y presentes,  estructurar sistemas contables concretos, construir modelos que permitan evaluar el desempeño de las organizaciones y efectuar proyecciones futuras de manera que sirvan de soporte a los decididores para la toma de decisiones, habrá de tomar en consideración aspectos técnicos y cuestiones vinculadas con la conducta de los individuos que participan en el  proceso de generación, administración  y comunicación de información y en las alternativas que existen para ello.

Contabilidad  y Auditoria 

Es aquí en donde ubicamos, dentro de lo que hemos dado en definir como sistemas contables concretos, a la tecnología de la información como herramienta facilitadora de la función contable que vincula a emisores y receptores dentro y fuera de las organizaciones no sólo en los ámbitos micro-económicos sino a nivel macro-económico y social. 

 Para que la contabilidad pueda seguir siendo una disciplina clave en la producción, administración y comunicación de información socio-económica relevante de organizaciones privadas y públicas, con y sin fines de lucro,  permitiendo brindar confiabilidad a los procesos, archivos de datos y documentación y a los informes resultantes, las herramientas de las que ha de valerse deben ser evaluadas seriamente.    

Si acordamos que dentro de los propósitos de la investigación contable, son temas cruciales el de proporcionar conocimiento acerca  de los distintos estamentos involucrados en la administración y producción de información y el análisis de nuevos modelos para exteriorizar información relevante, la tecnología de la información constituye sin lugar a dudas un tema central  por las interesantes oportunidades que brinda.   

Entendemos por tecnología de la información y de las comunicaciones  al conjunto de  desarrollos tecnológicos relacionados con la captación, almacenamiento, manipulación, presentación y transmisión de datos que, basados en la utilización de procesamiento electrónico y de redes de difusión, se aplica a las actividades de cálculo, procesamiento, control, producción y comunicación de información

LA CONTABILIDAD Y EL IMPACTO DE LAS TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN Y LAS COMUNICACIONES

Dentro de una conceptualización de la contabilidad como ciencia social aplicada o como 

tecnología social, con la tecnología de la información y las comunicaciones -cuyo impacto en los 

últimos años parece estar derribando el paradigma tradicional de manejo y comunicación de la 

información contable, al tiempo que replantea la forma de interrelación de los individuos  dentro de 

las organizaciones sociales y entre ellas- se convierte no solo en un nuevo herramental para 

garantizar comunicaciones eficientes, sino también  en objeto de estudio en sí para nuestra 

disciplina. 

 La investigación contable orientada al análisis del impacto que producen las nuevas 

tecnologías de la información a través del potencial que ofrecen para el desarrollo de nuevas 

herramientas para el análisis, modelización  y  comunicación de información, así como de las 

consecuencias en el comportamiento de los individuos dentro de las organizaciones sociales y 

entre ellas, y la necesidad de evaluar y asegurar la confiabilidad de los sistemas de información 

contable que las incorporan, pasa a ser un camino obligado para investigadores en los ámbitos 

académicos y profesionales.

En esta línea, dentro de un  abordaje pedagógico que pretende trabajar conocimientos 

significativos para los participantes del proceso de enseñanza-aprendizaje, y especialmente dentro 

de una disciplina como la nuestra, la integración de conceptos relacionados con la tecnología de la 

información se hace insoslayable.  

  Rescatamos los aportes de varios organismos emisores de normas que han 

manifestado preocupación por el impacto de la tecnología en la distribución de la información de negocios y han llevado a cabo diversos trabajos de investigación, muchos de los cuales se han 

constituido en la base para el desarrollo de nuevos productos informáticos y de nuevos servicios 

para brindar confiabilidad.    

Nos ubicamos dentro de un abordaje que pone el acento  en la forma de administrar y 

producir información valiosa de manera tal que merezca ser llamada “conocimiento”, en la 

derivación de estrategias para que el factor humano de las organizaciones acepte y capitalice las 

nuevas herramientas y en el desarrollo de procedimientos que permitan brindar confiabilidad a los 

sistemas y a sus productos finales, los informes contables

introduccion

La Tecnología en una empresa permite que
la administradora y la contabilización sean
mas fáciles 

Este Blog fue creados con motivos educativos y para ser usado como fuente de información y difucion  sobre  temas Universitarios escolares, como por ejemplo: La carrera de contabilidad y un poco de las tecnologías  relacionadas