El impacto de la tecnología en los sistemas de información contable

Los avances tecnológicos que han de incorporarse a los sistemas concretos de las organizaciones ofrecen extraordinarias posibilidades para manejar gran cantidad de datos. Sin embargo, el tema fundamental pasa por convertir dichos datos en información valiosa para las organizaciones, para el manejo operativo, de control gerencial y para el planeamiento estratégico

Este hecho implica observar ciertos principios que deben estar subyacentes en la administración de información y que deben regir la selección de la herramienta concreta (medio de registración) para un ente particular.

Es necesario señalar aquí que las herramientas o soportes tecnológicos a los que nos referimos abarcan lo que tradicionalmente se conoce como hardware (los fierros o elementos materiales) y el software (los sistemas operativos, las aplicaciones concretas para el manejo de datos y la producción de información y las vías de comunicación de la misma).

Si bien es cierto que se ha producido un cambio profundo en la naturaleza de los procesos de recolección, procesamiento, almacenamiento, recuperación y comunicación de la información contable, el problema sigue siendo cómo interpretar las necesidades de información de los distintos tipos de usuarios de manera de diseñar sistemas de información que, incorporando las nuevas tecnologías, mantengan la integridad de los datos y permitan asegurar un grado razonable de confiabilidad en los distintos niveles de fuente (origen), proceso, archivo y transferencia.

La calidad de la información depende, en gran parte, de la confiabilidad de los datos de los que surge, de los procesos que la generan y de los modelos que se utilizan para exteriorizarla.

Todos estos aspectos han sido considerados por la contabilidad, aunque es cierto que muchas veces, sobre todo en lo que se refiere a los informes para terceros ajenos al ente, el acento se ha puesto en los productos finales (estados financieros o contables) y se han mantenido modelos tradicionales de control que operaron en contra del desarrollo de sistemas eficientes. Así, resulta interesante el comentario de Fisher [1994:75] sobre el tema:

Traditionally, accountants saw the ledger and then the accounting data center as the place to compiledata for dissemination to all parts of an organization. For many, the model looked like an hourglasswith data in the top half flowing to the bottom half through a narrow neck. In the past,the neck served a critical control function CPAs made sure raw data were correct, and were distributed to a select group of decision makers. However, as information needs grew more complex and realtime data collection and distribution became possible, managers needed so much information so quickly that the neck became an obstacle to decision making

(el resaltado es nuestro)

Que se traduce como sigue:

Tradicionalmente, los contadores veían al mayor y después al centro de datos contables como el lugar para recoger datos para distribuir a todas las partes de la organización. Para muchos, el modelo parecía un reloj de arena, con los datos en la parte de arriba filtrándose a la de abajo a través de un estrecho pasaje. En el pasado, dicho estrecho pasaje tuvo una función crítica: los contadores se aseguraban de que los datos brutos fueran correctos y que se distribuyeran a un selecto grupo de decididores. Sin embargo, a medida que las necesidades de información se volvieron más complejas y la recolección y distribución de datos en tiempo real se hizo posible, los gerentes necesitaron tanta información tan rápido que el estrecho pasaje se convirtió en un obstáculo para el proceso de toma de decisiones.

El control para el diseño, administración y funcionamiento de los sistemas continúa siendo un factor insoslayable pero se hace necesario tomar en cuenta las obvias modificaciones que implica la tecnología, lo que necesariamente requiere una readecuación de los procedimientos para evaluar su confiabilidad.

El desarrollo de sistemas de información contable adecuados para los distintos tipos de entes, que dentro de la terminología actualmente utilizada, pueden considerarse como una fuente esencial de “ventajas competitivas” para las organizaciones, abarca en lo que se refiere a las tecnologías un análisis del tipo de ente, de sus objetivos y de los individuos que lo componen y la identificación de las necesidades organizacionales a los efectos de seleccionar el hardware y el software apropiados dentro de la amplia gama de posibilidades existentes de sistemas operativos, bases de datos, aplicaciones específicas y sistemas para la comunicación. En este sentido, no está de más señalar que existen diferentes tipos de productos para diferentes tipos de dimensiones organizacionales, y no resultan aplicables a las pequeñas y medianas empresas los productos desarrollados para las grandes organizaciones.

En el siguiente cuadro tratamos de reseñar lo que consideramos el impacto tecnológico

sobre los sistemas de información de los entes:

VENTAJA: FLEXIBILIDAD EN ELABORACIÓN DE MODELOS ALTERNATIVOS

OPORTUNIDAD EN COMUNICACIÓN DE INFORMACIÓN

AMENAZA: INTEGRIDAD Y SEGURIDAD EN COMUNICACIONES ACCESOS NO DESEADOS POR PARTE DE TERCERO

Cómo hacer jugar en el desarrollo de los sistemas de información de los entes las vías de transmisión de información tanto entre los miembros de las organizaciones a través de Intranet, como entre las organizaciones y el entorno vía Internet y Extranet, requiere un análisis detallado para considerar las cuestiones relativas a las mejoras que las mismas han de aportar a las organizaciones y a los peligros o amenazas que implican en los que se refiere a la seguridad e integridad de la información que por ellas circula.

Es obvio que las decisiones relativas a la elección de las tecnologías informáticas a aplicar

en los entes involucran la participación de expertos técnicos capaces de asesorar en cuanto a las posibilidades que brindan las alternativas existentes para soportar determinado volumen de transacciones, tomando en consideración los tiempos involucrados en los procesos que pueden hacer más eficientes los sistemas o, contrariamente, lentificarlos y suboptimizarlos. Cuestiones tales como el tipo de hardware capaz de soportar los softwares existentes y la exploración de nuevas tecnologías de cableado y comunicación son parte del herramental pero no constituyen en sí aspectos que la disciplina contabilidad deba manejar como tal.

Entendemos que sí son áreas de interés la evaluación de las oportunidades que brindan, en función de los costos que involucran y las necesidades de información a las que deben servir dentro de las distintas organizaciones, así como la problemática referida a la evaluación de su seguridad y el establecimiento de controles desde un punto de vista lógico y no técnico en lo que se refiere a su eventual programación. Así, la tecnología de la información, que implica innovaciones casi permanentes, debe asumirse como parte del contexto en permanente cambio para analizar y diseñar sistemas de información contables capaces de explotar al máximo sus posibilidades.